บทที่ 7
เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives)
หลังจากศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ว  นักศึกษาจะมีความสามารถดังนี้
(After studying this chapter, you will be able to)

  • อธิบายแผนภูมิ Block Diagram
  • เขียนแผนภูมิการจัดองค์กร
  • ยกตัวอย่างแผนภาพการแจกจ่ายงาน
  • ออกแบบแผนภูมิ / ตารางกำหนดเวลาการปฏิบัติงาน (Gantt’s Chart)
  • ออกแบบปฏิทินการปฏิบัติงาน (Time Schedule and Time Table)
  • ออกแบบตารางเสนอผลการประมวลผล (Input / Output Table)
  • ยกตัวอย่างวิธีการวิเคราะห์ข่ายงาน
  • บอกข้อดีของ PERT
  • จัดบอร์ดเชิงปฏิบัติการ “เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ”
  • สนทนาเชิงปฏิบัติการ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค (SWOT Analysis)  “แผนภูมิ Gantt’s Chart”
  • สนทนาเชิงปฏิบัติการ SWOT  Analysis “แผนภาพการแจกจ่ายงาน (Work Distribution Chart)”
  • สนนาเชิงปฏิบัติการ SWOT  Analysis “แผนภาพ PERT”
  • อธิบายคำศัพท์ได้ 12 คำ

 

บทที่ 7
เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
การออกแบบระบบมักจะใช้รูปภาพและสัญลักษณ์   เครื่องมือที่ใช้มีอยู่มากมายหลายชนิดแต่ละชนิดมีความแตกต่างกัน  ใช้ในโอกาสแตกต่างกัน  เครื่องมือแต่ละอย่างมีวิธีการสร้างคุณสมบัติ  และการใช้งานที่แตกต่างกัน  ขึ้นอยู่กับนักวิเคราะห์ระบบว่าจะนำไปใช้ในขั้นตอนใดซึ่งจะต้องศึกษาคุณสมบัติของเครื่องมือนั้นให้เข้าใจเพื่อที่จะได้นำ  ไปใช้อย่างถูกขั้นตอนและถูกต้องตามวิธีใช้งานของเครื่องมือแต่ละชนิด

แผนภูมิ Block Diagram
เป็นแผนภูมที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรม (Activity)  ต่าง ๆ หรือใช้แทนความคิดที่ต้องการจะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งสามารถนำไปใช้ในการเขียนเป็นแผนภูมิของกิจกรรมต่าง ๆ ได้หลายอย่าง เช่น

1.การใช้  Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)  ซึ่งเป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่ายแบ่งเป็นแผนก เป็นหน่วย มีงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานต่าง ๆ เหล่านั้นมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันในทางสายการบังคับบัญชากันอย่างไรเป็นต้น

 

2. การใช้  Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิการทำงานของระบบงาน (SystemFlowchart)  เป็นแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ในการทำงานของระบบใด ๆ ว่าในระบบนั้นมีความสัมพันธ์กันอย่างไร

3.การใช้ Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม  (Program Flowchart)  เป็นแผนภูมิแสดงการทำงานของโปรแกรมแบบเป็นขั้นตอน  ตั้งแต่เริ่มต้นโปรแกรม  ดำเนินไปตามขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม  ไปจนสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็น Routine การทำงานใหญ่ ๆ

4.การใช้ Block Diagram  ในการเขียนแผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล (Data FlowDiagram : DFD) เป็นแผนภูมิที่ใช้สำหรับการแสดงการไหลไปของข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติงานไปตามลำดับขั้นตอนกันอย่างไรบ้าง

แผนภูมิการจัดองค์กร  (Organization Chart)
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีโครงสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร  เช่น  แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชากันอย่างไร  รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละตำแหน่ง  ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้แผนภาพองค์กรนี้ในการสัมภาษณ์  และสอบถามข้อมูลจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรได้  เนื่องจากแผนภาพนี้แสดงถึงโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ  แต่ความสัมพันธ์ที่แท้จริงของแต่ละตำแหน่งในทางปฏิบัติงานจริงอาจมีความแตกต่างกันบ้าง  นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องศึกษาและสอบถามจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร

 

ภาพที่ 7.1  แสดงแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)

แผนภาพการแจกจ่ายงาน  (Work Distribution  Chart)
เป็นแผนภาพแสดงการแจกจ่ายงาน  ซึ่งแสดงให้เห็นถึงงานต่าง ๆ  ที่ต้องกระทำว่ามีอะไรบ้าง  ใครเป็นผู้ทำ  และใช้เวลาเท่าใด รวมทั้งยังช่วยผู้บริหารโครงการแจกจ่ายงานให้แต่ละบุคคลได้อย่างทั่วถึงและสมดุล

งาน/บุคคล

สมศิริ
Assistance
Manager

ปิยะฉัตร
Purchasing
Supervisor

นงลักษณ์
Purchasing Clerk

พรทิพย์
Store
Receiver

การสั่งซื้อสินค้า

 

ตรวจสอบตาคา
และจำนวนที่สั่ง
(10)

พิมพ์ใบสั่งซื้อ (5)

 

การตรวจสอบ

ตรวจสอบและ
อนุมัติใบสั่งซื้อ

ตรวจทานใบสั่งซื้อ(2)

 

 

การรับสินค้า

 

 

 

ตรวจสอบสินค้าที่รับกับรายการที่สั่ง (15)

อื่น ๆ

จัดการประชุม(10)

ดูรายละเอียดปลีกย่อย (15)

จัดเก็บเอกสารการ
สั่งซื้อ (10)

จัดเก็บเอกสารการ
รับของ (10)

ภาพที่ 7.2 แสดงแผนภาพการแจกจ่ายงาน

แผนภูมิ  Gantt chart  (Gantt’s  Chart)
เป็นแผนภูมิแท่งชนิด  Bar Chart อย่างหนึ่ง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องกระทำกับระยะเวลาหรือเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้น ๆ การเขียน Gantt  chart จะต้องกำหนดเวลาของแต่ละโครงงาน ซึ่งจะแสดงภาพรวมของโครงการนั้น ๆ  ทำให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น  บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถทำการตรวจสอบความก้าวหน้าในการวิเคราะห์ระบบได้  อย่างเข้าใจและรวดเร็วมากขึ้น
Gantt chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนของตารางจะแสดงหน่วยของเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนด ส่วนด้านข้างตามแนวตั้งของตาราง บรรทัดบนสุดจะเป็นชื่อโครงการ บรรทัดถัดมาจะเป็นรายละเอียดของโครงการต่าง ๆ หรือขั้นตอนของโครงการซึ่งมักตั้งชื่อง่าย ๆ ที่สามาถเข้าใจได้ว่าโครงการนั้นทำอะไร

ภาพที่ 7.3  แสดงแผนภูมิ  Gantt chart

ปฏิทินการปฏิบัติงาน  (Time Schedule  and Time  Table)
เป็นปฏิทินในรูปลักษณะของตาราง ซึ่งแสดงถึงงานที่ต้องทำ วันที่ที่เริ่มทำงานและ  วันที่ที่ทำงานแล้วเสร็จ


กิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ

เริ่มทำงานวันที่

สิ้นสุดการทำงานวันที่

การวิเคราะห์ระบบงานทะเบียน

1 ม.ค.  2548

15  ม.ค.  2548

การออกแบบระบบ

10  ม.ค.  2548

10  ก.พ.  2548

การพัฒนาระบบงานทะเบียน

15  ก.พ.  2548

31  ม.ค.  2548

การทดสอบปรับปรุงแก้ไขระบบ

15  ม.ค.  2548

15  เม.ย.  2548

การบำรุงรักษาระบบ

15  ม.ค.  2548

--------

ภาพที่ 7.4  แสดงทินการปฏิบัติงาน

ตาราง  Input/Output Table
เป็นตารางที่ใช้สำหรับการสร้างหรือออกแบบตาราง  Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญ ๆ 2 ส่วน คือ
1.  ส่วนที่เป็นรายการ Input  ประกอบด้วย รายการต่าง ๆ ทั้งหมดที่จะนำมาประมวลผลส่วนนี้จะอยู่ทางด้านซ้ายมือของตารางสำหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่ง ๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์ประมาณ 2-5 รายการ แต่ถ้ารายการมีมากเกินไปจะต้องทำเป็นตารางเชิงซ้อนซึ่งอาจมีความซับซ้อนยุ่งยากเกินไป  จึงนิยมแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย เสียก่อน  แล้วจึงนำมาเข้าเป็นตารางต่อไป
2.  ส่วนของเลขตาราง  ซึ่งในส่วนนี้จะมีจำนวนตารางเท่าใดก็ได้

ประโยชน์ของตาราง  Input/Output Table

  1. ทำให้ทราบจำนวนตารางที่ได้ทำการออกแบบทั้งหมด
  2. ทำให้ทราบความสัมพันธ์ของรายการต่าง ๆ ของแต่ละตาราง ซึ่งจะเป็นการง่ายในการออกแบบตารางต่อไป
  3. เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่า  มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้รับการออกแบบตารางจะได้ทำการออกแบบตารางของรายการนั้น ๆ ต่อไป
  4. เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่าตารางใดบ้างที่มีรายการซ้ำกัน ที่ควรจะทำการตัดออก

รายการ

T1

T2

T3

T4

T5

T6

T7

T8

T9

1.  IDNO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  เพศ

/

/

/

/

/

/

/

 

 

3.  วันเดือนปีเกิด

 

/

 

 

 

 

 

 

 

4.  วันเดือนปีที่เข้าทำงาน

 

 

/

//

 

 

/

 

/

5.  ตำแหน่ง

 

 

 

 

/

//

 

/

/

6.  แผนก

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.  เงินเดือน

 

 

 

/

 

/

/

/

/

8.  การศึกษา

/

/

 

 

 

 

 

/

 

9.  สภาพการสมรส

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ภาพที่ 7.5  แสดงตาราง Input/Output Table 

การวิเคราะห์ข่ายงาน  (Network Analysis)
แผนภาพเครือข่าย (Network) คือ แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จลงอย่างมีระบบ ส่วนประกอบของเครือข่ายจะประกอบด้วย Node ซึ่งให้แสดงเหตุการณ์ต่าง ๆ โดยที่แต่ละ Node จะเชื่อมโยงด้วยเส้นตรงแสดงถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งเวลาที่จะต้องใช้ในการทำกิจกรรมนั้น ๆ การเขียนตารางเวลาการทำงานโดยใช้เครือข่ายมีอยู่ 2 วิธีที่นิยมใช้กันอยู่ คือ

                1.  PERT : Program   Evaluation  and  Review  Technique
2.  CPM :  Critical  Path  Method

1.  PERT : Program  Evaluation  and  Review  Technique
เป็นแผนภาพที่ใช้สำหรับจัดตารางของงานในการพัฒนาระบบ  ซึ่งแสดงถึงลำดับการทำงานกับเวลา รวมทั้งยังอำนวยความสะดวกให้ผู้วางแผน พิจารณาว่างานใดที่มีผลกระทบทำให้งานอื่น ๆ ล่าช้ากว่ากำหนด แผนภาพนี้มีความละเอียดในการแสดงรายละเอียดของงานได้มากกว่า Gantt Chart ที่แสดงเพียงลำดับของงานกับเวลา
PERT เป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนและควบคุมให้งานต่าง ๆ สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด และยังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์และกิจกรรมต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำให้โครงการที่วางไว้สำเร็จลุล่วง

 

ภาพที่ 7.6  แสดงแผนภาพ PERT : Program Evaluation and Review Technique

ข้อดีของ PERT

  1. ใช้พิจารณาจัดลำดับงานต่าง ๆ โดยเฉพาะงานที่ต้องทำเป็นอิสระจากกัน
  2. ใช้ประมาณเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งเวลาที่ใช้ทั้งโครงการ
  3. สามารถชี้ให้เห็นงานที่มีผลกระทบต่องานอื่น ๆ ทั้งโครงการ ถ้างานนั้นสำเร็จล่าช้ากว่ากำหนด
  4. ใช้ประมาณค่าเฉลี่ยของเวลาที่ใช้สำหรับการทำตารางใหม่ เพื่อให้โครงการสำเร็จ
  5. ใช้คำนวณเวลาที่ต้องใช้มากที่สุดสำหรับโครงการ

2.  CPM : Critical Path Method
เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการเพื่อใช้ในการกำหนด  การรวม  และวิเคระห์กิจกรรม
ต่าง ๆ  ที่จะต้องทำในโครงการอย่างประหยัดที่สุดและให้เสร็จทันเวลา  โดยเริ่มจากการแยกกิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการออกเป็นกิจกรรมย่อย ๆ  ซึ่งกิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้เวลาในการทำงานเป็นช่วงเวลาหนึ่ง  ฉะนั้นจึงจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม  ใช้ลูกศรเชื่อมระหว่างกิจกรรมและมีลำดับหรือคำอธิบายกิจกรรมและตัวเลขกำกับไว้ที่ลูกศรแต่ละอันซึ่งตัวเลขที่กำกับนี้จะเป็นเวลาที่ใช้ทำงานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง
Critical Path คือ การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรมสุดท้าย หากมีกิจกรรมที่ทำพร้อมกัน (เส้นขนานกัน) ให้ใช้เวลาที่นานที่สุดมาทำการคำนวณ

ภาพที่ 7.7  แสดงกำหนดเวลา CPM : Critical Path Method

Critical Path คือ 1-2-3-4-5-6-7 ใช้เวลาทั้งหมด 10 วัน


แบบทดสอบและกิจกรรมการฝึกทักษะ
บทที่ 7 เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ตอนที่1
1.  จงอธิบายลักษณะของแผนภูมิ Block Diagram
ตอบ  เป็นแผนภูมิที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรม (Activity) ต่าง ๆ หรือใช้แทนความคิดที่ต้องการจะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน

2.  จงอธิบายลักษณะของแผนภูมิการจัดองค์กร
ตอบ  เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีโครงสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานเหล่านนั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชากันอย่างไร รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละตำแหน่ง

3.  ตาราง Input/Output  ประกอบด้วยส่วนสำคัญอะไรบ้าง
ตอบ  ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 2 ส่วนคือ
1.  ส่วนที่เป็นรายการ Input
2.  ส่วนของเลขตาราง

4.  จงอธิบายความหมายของแผนภาพเครือข่าย
ตอบ  แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จลงอย่างมีระบบ

5.  บอกข้อดีของ PERT มาสัก 3 ข้อ
ตอบ     
1.  ใช้พิจารณาจัดลำดับงานต่าง ๆ โดยเฉพาะงานที่ต้องทำเป็นอิสระจากกัน
2.  ใช้ประมาณเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งเวลาที่ใช้ทั้งโครงการ
3.  ใช้คำนวณเวลาที่ต้องใช้มากที่สุดสำหรับโครงการ


คำศัพท์  บทที่ 7
เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

Block Diagram

แผนภูมิ

Organization Chart

แผนภูมิการจัดองค์กร

System Flowchart

แผนภูมิการทำงานของระบบงาน

Program Flowchart

แผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของ-โปรแกรม

Data Flow Diagram:DFD

แผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล

Work Distribution Chart

แผนภาพการแจกจ่ายงาน

Time Schedule and Time Table

ปฏิทินการปฏิบัติงาน

Network Analysis

การวิเคราะห์ข่ายงาน

Critical Path

การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรม