บทที่ 8
การเริ่มต้นโครงการและการศึกษาเบื้องต้น

ขั้นตอนการศึกษาระบบงานเบื้องต้น
งานในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนการทำงานเริ่มแรกของการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ ที่สำคัญดังต่อไปนี้
1 การสำรวจเบื้องต้น (Preliminary Investigation) งานในขั้นนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะทำการค้นหาสาเหตุของปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขั้นของระบบว่าอะไรเป็นสาเหตุอันสำคัญที่ทำให้ระบบเกิดปัญหาขึ้น และปัญหาที่แท้จริงของระบบนั้นคืออะไร และถ้าระบบมีปัญหาหลายปัญหาเกิดขึ้นพร้อม ๆ กัน จะต้องทำการแก้ไขปัญหาใดก่อนเป็นอันดับแรก และปัญหาที่จะต้องทำการแก้ไขในอันดับต่อ ๆ ไปดังนั้น ในการสำรวจเบื้องต้นนี้จึงประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ ลงไปอีกดังนี้
1.1 การศึกษาโครงสร้างและหน้าที่ขององค์กรธุรกิจ (Organization and Function of Business System) คือ จะต้องรู้จักองค์ประกอบขององค์กรธุรกิจนั้น ๆ ให้ดีเสียก่อนว่าประกอบด้วยระบบย่อย ๆ อะไรบ้าง หมายถึง ระบบธุรกิจนั้น ๆ มีการจัดแบ่งออกเป็นส่วนย่อยอะไรบ้าง เช่น มีการแบ่งฝ่ายการทำงานออกเป็นกี่ฝ่า กี่แผนก หรือกี่หน่วยงานย่อย และในแต่ละหน่วยงานย่อยที่ทำการแบ่งนี้มีหน้าที่ในการทำงานอย่างไรบ้าง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนออกมาเป็นรูปแผนภูมิการจัดองค์การ (Organization Chart) และในแผนภูมิการจัดองค์การนี้จะต้องประกอบไปด้วยหน้าที่ของแต่ละหน่วยงานโดยรายละเอียด โดยรายละเอียดจะเขียนลงในแผนภูมิแสดงหน้าที่ (Functional Chart) ในแผนภูมิแสดงหน้าที่นี้จะต้องทำการกำหนดหน้าที่ของตำแหน่งงานทุก ๆ ตำแหน่งของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งเรียกว่า Job Specification หรือ Job Classification ซึ่งมีส่วนประกอบด้วยรายการต่างๆ ดังนี้

  • ชื่อของงาน (Job Name)หรือชื่อตำแหน่งงาน
  • ชื่อหน่วยงานของตำแหน่ง
  • ปริมาณงานที่จะต้องทำเฉลี่ยต่อวันหรือต่อเดือน
  • ลักษณะงานที่จะต้องทำและจำนวนแรงงานที่จะต้องใช้ในการทำ

1.2 การศึกษาระบบงาน (System Investigation) เมื่อได้ศึกษาถึงโครงสร้าง
ขององค์การธุรกิจนั้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะต้องทำการศึกษาถึงระบบงานที่สำคัญขององค์กรนั้น ๆ ว่ามีระบบการทำงานที่สำคัญที่ต้องทำอะไรบ้าง ให้เขียนเป็นแผนภูมิแสดงถึงขั้นนอนการทำงาน ของระบบต่าง ๆ เหล่านั้น ออกมาเป็น System Flowchart หรือ Data Flowchart (DFD) เพื่อเป็นแนวทางประกอบการวิเคราะห์ระบบงานต่อไป

 

                1.3 การพิจารณาความสามารพบองระบบ (Determination of System Adequacy) งานขั้นนี้เป็นการศึกษากำลังความสามารถในการทำงานของระบบ โดยดูจากผลการปฏิบัติงานของระบบ ซึ่งอาจจะแบ่งออกได้เป็น 6 M ในการวิเคราะห์ตามองค์ประกอบของระบบทั้ง 6M นี้จะทำให้ทราบถึงกำลังความสามารถของระบบงานนั้น ๆ เป็นอย่างดี ว่ามีความสามารถในการบริหารงานเป็นอย่างไร และจะทำให้ทราบต้นเหตุของปัญหาที่เกิดจาก 6 M ได้แก่
1.3.1 Man Power คือ กำลังคน หรือกำลังแรงงานของคน ซึ่งเป็นการศึกษาว่าการทำงานของแต่ละหน่วยงานย่อยเหล่านั้น มีกำลังคนเพียงพอหรือไม่ หน่วยงานใดขาดกำลังคนอีกเท่าใด มีความต้องการคนเพิ่ม (Man Power Requirement) อีกเท่าใด มีหน่วยงานใดบ้างที่มีจำนวนคนเกินกว่า ความต้องการของการทำงาน หรือมีหน่วยงานใดที่ใช้คนไม่ตรงกับความสามารถ (Put The Man Into The Wrong Place) เป็นต้น เรื่องของแรงงานนี้ เป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งที่ก่อให้เกิดปัญหาของระบบงานปัจจุบันเป็นอย่างมาก การวิเคราะห์กำลังคนจะต้องจัดทำเป็น Position Classification Man Power Requirement  และ Present Man Power

  • Position Classification Man Power Requirement เป็น

บัญชีความต้องการกำลังคน ซึ่งประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่นชื่อตำแหน่งที่ต้องการ จำนวนคนที่ต้องการของตำแหน่งนั้น ๆ คุณวุฒิหรือระดับการศึกษา ความสามารถพิเศษหรือความชำนาญงาน

  • Present หรือ Current Man Power เป็นบัญชีแสดงจำนวนกำลังแรงงานที่อยู่ในปัจจุบัน ซึ่งประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับการ

วิเคราะห์ เช่น ชื่อตำแหน่งของแต่ละคนในหน่วยงานชื่อหน่วยงานที่กำลังปฏิบัติงานอยู่ คุณวุฒิหรือระดับการศึกษาความสามารถในการปฏิบัติงาน (Performance)
1.3.2 Machine Power คือ กำลังเครื่องจักร ในเรื่องของกำลังเครื่องจักรนี้อาจแบ่งได้ 2 ประเภท คือ เครื่องจักรโรงงานสำหรับการผลิตสินค้าและเครื่องจักรที่ใช้ในการทำงานในสำนักงาน ปัญหาทางด้านเครื่องจักรนั้นมีมากมาย ซึ่งจะต้องทำการวิเคราะห์ด้วยความรอบคอบ เช่น ปัญหาความต้องการใช้ เครื่องจักรช่วยในการทำงาน Machine Requirement) ปัญหาในเรื่องเครื่องจักรมีกำลังผลิตต่ำกว่าความต้องการของการผลิตที่ตั้งไว้(Low Production Machine) หรือปัญหาเครื่องจักรหมดสภาพการทำงาน (Non Production Machine) เป็นต้น จะต้องทำเป็นบัญชีแสดงจำนวนเครื่องจักรที่มีอยู่ และจำนวนความต้องการที่จะได้เครื่องจักรสำหรับการใช้งานของแต่ละหน่วยงานโดยละเอียด
1.3.3 Material คือ ปัญหาเกี่ยวกับวัตถุดิบสำหรับการผลิตสินค้า ซึ่งอาจเกี่ยวกับแหล่งที่มีของวัตถุดิบ เช่น ต้องสั่งซื้อจากต่างประเทศ หรือปัญหาในด้าน การขนส่ง ปัญหาความสูญเสียของวัตถุดิบในระหว่างการผลิตหรือปัญหาเกี่ยวกับคลังสินค้า
1.3.4 Money คือ ปัญหาทางด้านการเงิน หรือสภาวะการเงิน (Money System) นักวิเคราะห์ระบบงานจำเป็นจะต้องทราบจำนวนเงินหรือวงเงินบางอย่าง เช่น วงเงินที่จะต้องใช้ในการปรับปรุงหรือในการสร้างระบบใหม่หรืองบการลงทุนที่จำเป็นบางอย่างที่จะต้องทราบ เป็นต้น แต่ถ้าต้องการจะวิเคราะห์ระบบงานที่เกี่ยวข้องกับการเงิน ก็จะต้องทราบสถานการณ์ทางการเงิน ซึ่งหมายถึงจะต้องทำการวิเคราะห์ในระบบบัญชีขององค์กรโดยละเอียดด้วย
1.3.5  Management คือ ปัญหาเกี่ยวกับระบบการบริหารงาน ซึ่งเป็นเรื่องใหญ่มากสำหรับนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้องมีความระมัดระวังเป็นพิเศษ เช่น การบริหารงานไม่ถูกวิธีหรือไม่เป็นการเหมาะสม ทำให้คนงานหรือพนักงานเกิดปฏิกิริยา หรือเกิดความขัดแย้งทำให้เป็นปัญหาในการทำงานได้มาก นอกจากนี้อาจจะเกิดปัญหาทางด้านการตรวจสอบการควบคุมการทำงานหรือปัญหาทางด้านการประสานงานก็สามารถเป็นได้
1.3.6 Morale คือ ปัญหาเกี่ยวกับเรื่องขวัญและกำลังใจของคนงานหรือพนักงาน เป็นอย่างไร การบำรุงขวัญและกำลังใจทำอย่างไร เช่น การให้สวัสดิการด้านต่างๆ เช่น การจัดรถรับส่งพนักงาน การช่วยเหลือยามป่วยไข้ หรือค่ารักษาพยาบาล เงินช่วยเหลือบุตรตลอดจนการจ่ายเงินรางวัลในการทำงานดีหรือเงินโบนัส เป็นต้น
2.การกำหนดปัญหา (Problem Definition) เมื่อได้ทำการวิเคราะห์โครงสร้างของระบบและกำลังความสามารถของระบบแล้ว จะทำให้ทราบถึงปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งสาเหตุของปัญหาเหล่านั้น ดังนั้น ขั้นตอนต่อไปจึงต้องทำการกำหนดขอบข่ายในการแก้ไขปัญหาว่า จะทำการแก้ไขปัญหาอะไรก่อนหลังไปตาม ลำดับและจะใช้วิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไรการกำหนดขอบข่ายในการแก้ไขปัญหานี้ เรียกว่า กำหนดปัญหา (Problem Definition) ซึ่งจะใช้เป็นเป็นกรอบในการออกแบบระบบงานต่อไป  
 3.การจัดทำเอกสารเสนอผลงานเบื้องต้น  (Presentation) นักวิเคราะห์จะต้องจัดทำเอกสารเสนอผลงานการวิเคราะห์ระบบงานขั้นแรก เพื่อเป็นการชี้แจงถึงปัญหาและสาเหตุตลอดจนแนวทางสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ควรจะดำเนินการต่อไปให้ผู้บริหารได้ทราบเพื่อพิจารณาว่าควรจะดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบต่อไปหรือไม่ถ้าผู้บริหารเห็นสมควรก็สั่งให้ดำเนินการต่อไป แต่ถ้าไม่เห็นควรกับข้อเสนอแนะในเอกสารดังกล่าวงานของนักวิเคราะห์ระบบก็จะสิ้นสุดลงตรงนี้ ดังนั้น การศึกษางานเบื้องต้นและจัดทำเอกสารสำหรับการเสนอแนะดังกล่าวของนักวิเคราะห์ระบบงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก จะต้องทำด้วยความละเอียดรอบคอบและต้องให้เป็นที่พอใจของผู้บริหาร  เพื่อให้กรวิเคราะห์และออกแบบระบบงานได้ดำเนินการต่อไปนั่นเอง 

          ขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน 
จากขั้นตอนของการศึกษาระบบงานเบื้องต้น ถ้าผู้บริหารเห็นด้วยตามที่นักวิเคราะห์ระบบได้เสนอแนะเอกสารการวิเคราะห์ระบบงานเบื้องต้นดังที่ได้กล่าวแล้วข้างต้น ผู้บริหารจะสั่งให้นักวิเคราะห์ระบบงานเริ่มต้นดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบอย่างจริงจังต่อไปส่วนนักวิเคราะห์ระบบเองก็จะต้องจัดเตรียมงานสำหรับการดำเนินงานในขั้นต่อไป ขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันแบ่งออกเป็นขั้นตอนย่อยๆดังต่อไปนี้
 1.พิจารณาวัตถุประสงค์  เป้าหมาย  และนโยบายขององค์กร      นักวิเคราะห์ระบบจำเป็นจะต้องทราบจากผู้บริหารเป็นอย่างดี  การออกแบบระบบขึ้นมาใหม่นั้นจำเป็นจะต้องให้มีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์  เป้าหมายและนโยบายขององค์กรนั้น ๆ เพราะถ้าการออกแบบระบบใหม่ไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ เปาหมาย หรือนโยบายขององค์กรนั้นแล้ว ย่อมถือว่าการออกแบบระบบไม่นั้นใช้ไม่ได้ เป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
2. การพิจารณาความสามารถของระบบข่าวสารข้อมูลขององค์กร      ว่าระบบข่าวสารข้อมูลขององค์กรนั้นมีความสมบูรณ์มากน้อยเพียงใด จะต้องทำการเก็บรวบรวมข่าวสาร ข้อมูลเพิ่มเติมอีกมากน้อยเพียงใด และด้วยวิธีการอย่างใด ในปัจจุบัน องค์กรนั้นทำการประมวลผลข้อมูลด้วยวิธีการอย่างไร ได้ใช้ระบบการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่ และจำเป็นจะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับการประมวลผลข้อมูลต่อไปหรือไม่
3. การขอความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากผู้บริหารระดับต่าง ๆ      อันเป็นแนวทางสำหรับการแก้ไขปัญหา ผู้บริหารรับต่าง ๆ ย่อมทราบดีว่าปัญหาต่าง ๆที่เกิดขั้นในองค์กรนั้นเกิดจากอะไรและควรจะทำการแก้ไขอย่างไร แต่ไม่อาจจะไขได้เองเนื่องจากเหตุผลบางประการ แต่เมื่อมีนักวิเคราะห์และออกแบบระบบงานมาช่วยทำการไขปรับปรุงย่อมทำได้ง่ายกว่า ดังนั้น คำแนะนำและข้อเสนอแนะของผู้บริหารระดับต่าง ๆ จึงนับว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการวิเคราะห์และการออกแบบระบบใหม่

4. การจัดตั้งคณะกรรมการพิจารณาการดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Steering Committee) ก่อนการทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานมีความจำเป็นในการจัดตั้งคณะกรรมการขึ้นมาชุดหนึ่ง เรียกว่า คณะกรรมการดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน ซึ่งมีหน้าที่ที่สำคัญ ได้แก่

  • ให้คำแนะนำสำหรับการศึกษาความเหมาะสม (Feasibility Study)ในขั้นการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
  • กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และนโยบายที่แน่นอนและชัดเจนของระบบเพื่อการออกแบบระบบงานใหม่ต่อไป
  • การยืนยันและการอนุมัติในความจำเป็นเอการดำเนินการบางอย่างที่อาจจะเกิดขั้นในการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
  • ทำการตัดสินใจในปัญหาบางอย่างหรือทางเลือกบางอย่างที่ต้องการการตัดสินใจในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
  • ควบคุมและตรวจสอบความก้าวหน้าของการวิเคราะห์และออกกแบบระบบงานโดยมีการประชุมและเสนอผลงานอย่างสม่ำเสมอ

บุคคลที่จะมาเป็นคณะกรรมการชุดนี้ประกอบด้วย

  • ผู้บริหารระดับสูง (Top Management) ที่สามารถทำการตัดสินใจในปัญหาต่าง  ๆ ที่เกิดขั้นในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานได้
  • ผู้บริหารระดับต่าง ๆ  บางระดับที่เกี่ยวข้อง เช่น เลขานุการสำนักงาน หัวหน้าฝ่ายบัญชี หรือหัวหน้าฝ่ายพัสดุ ผู้มีหน้าที่ในการจัดซื้อและเกี่ยวข้องกับการเงินเป็นต้น
  • หัวหน้าฝ่ายโครงการที่เกี่ยวข้อง (Project Manager) หรือผู้ที่ต้องการใช้ระบบงาน
  • เจ้าหน้าที่วิชาการของฝ่ายการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
  • หัวหน้าหรือประธานของกรรมการชุดนี้ คือ รองประธานหรือประธานขององค์กรที่ทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบนั้น ๆ

5. การกำหนดความต้องการทางด้านบุคลากรและการจัดตั้งทีมงาน
(Team Work) โดยนักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องเป็นผู้ที่พิจารณาว่าผู้บริหารระดับใด หรือพนักงานเข้าหน้าที่ผู้ใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน จำนวนระบบงานละ 1-2 คนมาช่วยทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานร่วมกันกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบโดยการจัดเป็นทีมงานขั้นมามีจำนวน 2-4 คน โดยผู้ที่มาร่วมงานนั้นจะต้องมาทำงานเต็มเวลาเพื่อไม่ให้การวิเคราะห์และออกแบบระบบงานต้องหยุดชะงัก เพราะการที่ผู้มาร่วมงานนั้น ๆ ติดงานอื่น ทีมงานดังกล่าวนี้มีหน้าที่ ดังนี้

  • การจัดหาข้อมูลบางอย่างสำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดองค์กร ข้อมูลเกี่ยวกับ 6 M  ข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์เป้าหมายและนโยบาย เป็นต้น
  • การศึกษาข้อเท็จจริงบางอย่าง เช่น การพยากรณียอดขายประจำปีกับยอดขายที่ใช้จริง การคำนวณหาราคาปัจจุบันของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะทำการซื้อ และงานบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
  • ทำงานเฉพาะกิจบางอย่างที่นักวิเคราะห์ระบบต้องการ หรือตามความต้องการของคณะกรรมการดำเนินกาวิเคราะห์ระบบงานสั่งให้ทำ เพื่อประกอบการพิจารณาดำเนินการต่อไป เช่น การจัดทำเอกสารรายงาน การเขียนแผนภูมิการประเมินใบเสนอราคาของผู้เสนอราคาขายเครื่องคอมพิวเตอร์
  • ช่วยรวบรวมข่าวสารข้อมูลต่าง ๆ ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์และออกแบบที่ได้มาจากหน่วยงานต่าง ๆ มาทำการสรุปประมวลผล และจัดทำรายงานเพื่อการนำเสนอต่อไป
  • การจัดทำแผนภูมิและเอกสารต่างๆ การวิเคราะห์และออกแบบระบบที่สมบูรณ์เพื่อการนำเสนอต่อคณะกรรมการการวิเคราะห์และออกแบบระบบต่อไป

6 การกำหนดความต้องการทางด้านระบบข่าวสารข้อมูล (Information Requirement)
เป็นหน้าที่ของการวิเคราะห์และออกแบบระบบที่จะต้องทำ ซึ่งได้แก่

  • พิจารณาว่าจะต้องการข่าวสารข้อมูลอะไรบ้างที่จะนำมาใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ และข่าวสารข้อมูลนั้นจะได้มาจากหน่วยงานใด
  • ออกแบบฟอร์มสำหรับการบันทึกข่าวสารข้อมูลที่ต้องการจะได้ เพื่อให้ผู้ที่มีหน้าที่ทำการบันทึกให้อย่างถูกต้อง เช่น แบบตาราง Input/ Output ต่าง ๆ เป็นต้น
  • การกำหนดหน้าที่ให้ใครรับผิดชอบในการบันทึกข้อมูล จะให้ทีมงานใดเป็นผู้รับผิดชอบในการรวบรวมข้อมูลและทำการประมวลผลสำหรับการนำเสนอต่อไป
  • การกำหนดระยะเวลา การบันทึกข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการนำเสนอข้อมูล เพื่อให้ได้ข่าวสารข้อมูลที่ทันต่อการใช้งาน
  • การศึกษาความเหมาะสม (Feasibility Study) หมายถึง การวิเคราะห์เปรียบเทียบเพื่อหาข้อสรุปต่างๆ สำหรับการตัดสินใจ เช่น
    • วิเคราะห์การทำงานของแต่ละหน่วยงานย่อย ว่ามีความสัมพันธ์กันเพียงใดมีงานใด

บ้างที่มีการทำงานอย่างซ้ำซ้อนเกินไปหลายหน่วยงาน จะต้องปรับปรุงหน้าที่การทำงานนั้นเสียใหม่ เพื่อไม่ให้มีการทำงานซ้ำซ้อนกัน และมีงานใดบ้างที่ไม่แจ้งชัดเจนว่า เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานใด จะต้องมีการกำหนดกันเสียใหม่ ให้เป็นที่ชัดเจนว่า จะให้เป็นความรับผิดชอบของหน่วยงานใด เพื่อป้องกันไม่ให้งานใดต้องขาดความรับผิดชอบ
7.2 วิเคราะห์ระบบงานของแต่ละหน่วยงานว่ามีระบบใดบ้างที่จำเป็นจะต้องทำมีระบบงานใดบ้างที่ไดทำอยู่แล้ว และมีงานใดบ้างที่ยังไม่ได้ทำ แต่กำลังจะทำต่อไป ในอนาคตซึ่งได้กำหนดระยะเวลาไว้เป็นการแน่นอนแล้ว และมีงานใดบ้างที่น่าจะทำแต่ยังไม่ได้ทำ และที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือมีงานใดบ้างที่กำหนดความจำเป็น คือ ไม่จำเป็นจะต้องกระทำอีกต่อไป ซึ่งสมควรจะทำการยกเลิกได้แล้ว ก็สมควรจะ ทำการยุบหรือเลิกงานนั้นเสีย
7.3 วิเคราะห์ระบบงานของแต่ละหน่วยงาน ว่ามีความจำเป็นที่จะต้องนำเอาเครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงานหรือไม่ ซึ่งอาจจะแยกออกได้เป็น 4 กรณี คือ
7.3.1 ระบบงานใดบ้างที่จำเป็นต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าช่วยในการทำงานและได้มีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้อยู่แล้ว กรณีนี้จะต้องทำการวิเคราะห์ว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั้นเป็นการเป็นการเหมาะสมแล้วหรือไม่ คือ เป็นการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อย่างคุ้มค่าหรือไม่ และเป็นการเหมาะสมเพียงพอแล้วหรือไม่ มีปัญหาใดในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั้นอยู่อีก ซึ่งจะต้องทำการแก้ไขปรับปรุงต่อไป
7.3.2 มีระบบงานใดบ้างที่จำเป็นจะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้าช่วยทำงานแต่ยังไม่ได้นำเครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงาน คือ มีแผนภาพที่แน่นอนอยู่แล้วว่าจะนำเครื่องคอมพิวเตอร์เช้ามาช่วยเมื่อใด แต่ยังไม่ถึงเวลา กรณีนี้อาจพิจารณาความเหมาะสมอีกครั้งหนึ่งก็ได้ ว่ามีงานที่นำมาทำกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงพอและมีความพร้อมที่จะนำมาทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงใด และมีงานใดอีกที่สมควรจะนำมาทำงานกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้อีก
7.3.3 มีระบบงานใดบ้างที่ไม่ได้มีแผนว่าจะทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ แต่เป็นระบบงานที่สมควรจะนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการทำงานเพื่อความสะดวกและรวดเร็วของการทำงานระบบงานนั้น ๆ ต่อไป ระบบงานประเภทนี้ ควรจะจัดให้เป็นระบบงานที่อยู่ในแผนว่าควรจะนำเครื่องเข้าช่วยในการทำงาน เช่น เดียวกับงานในข้อ 7.3.2 ซึ่งควรจะได้จัดเตรียมการออกแบบระบบสำหรับการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์หรือการนำระบบงานนี้ให้ทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไปในอนาคต
7.3.4 มีระบบงานใดบ้างที่ไม่จำเป็นจะต้องทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ระบบงานประเภทนี้สมควรจะได้ทำการออกแบบระบบให้มีการทำงานแบบ Manual โดยคำนึงถึงความสะดวกในการทำงานแบบ Manual เป็นหลัก เช่น มีการปรับปรุงแบบใบบันทึกข้อมูลต่างๆ ให้เหมาะสมสำหรับการประมวลผลด้วยมือ หรือให้เหมาะสมสำหรับการทำงานด้วยมือเป็นต้น
7.4 สำหรับระบบงานที่จะต้องทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น จะต้องมีการจัดเตรียมระบบงานเพื่อจะนำไปใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป ดังต่อไปนี้
7.4.1 ถ้ามีเครื่องคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว จะต้องทำการวิเคราะห์ความสามารถของระบบเครื่องคอมพิวเตอร์คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ว่า สามารถที่จะรับงานเพิ่มได้อีกมากน้อยเพียงใด และถ้าเอาระบบงานใหม่นี้เข้าไปทำอีกจะเกิดปัญหาอย่างใดหรือไม่ เช่น จะต้องมีการปรับปรุงเครื่องคอมพิวเตอร์ (Up Grade) ที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น หรือจะต้องเพิ่มส่วนประกอบต่างๆ ได้แก่ Memory Disk Drive อีกหรือไม่ เป็นต้น
7.4.1 ถ้ายังไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์แต่จะต้องจัดเตรียมหรือจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนำมาใช้งานต่อไป ในกรณีนี้นักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องจัดเตรียมงานต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น จัดเตรียมรายละเอียดของเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อการประมูลหรือจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะต้องจัดทำเป็นเอกสารกำหนดคุณสมบัติของเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Specification) ประกอบการพิจารณาการจัดซื้อหรือการประมูลซื้อ โดยมีรายละเอียดต่าง ๆ ที่สำคัญสำหรับการพิจารณา เช่น

  • ค่าเช่าเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือราคา เครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะจัดซื้อจะกำหนดเป็นเกณฑ์ในการตัดสินอย่างไร หรือควรจะมีราคาประมาณเท่าใด
  • ระบบ Hardware ของตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ มีรายละเอียดอะไรบ้าง เช่น Processor, CPU, Main Memory, Disk Drive, Keyboard,  CRT, Hard disk, Mouse Scanner, Plotter, Printer เป็นต้น รายการต่าง ๆเหล่านี้ จะต้องกำหนดโดยละเอียดและครบถ้วนทุกรายการ
  • Software ต่าง ๆที่ใช้กับเครื่อง โดยเฉพาะระบบปฏิบัติการจะใช้ระบบใดและมีโปรแกรมอะไรบ้างที่จะต้องใช้ประกอบระบบปฏิบัติการ
  • Application Package ที่ต้องการใช้กับระบบงาน จะใช้โปแกรม Package ใดบ้าง จะต้องซื้อหรือจ้างเขียนโปรแกรมขึ้นมาใหม่ หรือทำงานเขียนขึ้นมาเอง
  • ระบบการทำงานของเครื่องมีความสามารถในการทำงานตรงกับความต้องการของระบบงานที่ต้องการจะทำได้ดีเพียงใด ทั้งทางด้าน Hardware และ Software
  • ระบบเครื่องทางด้าน Hardware สามารถขยายหรือ Up Grade ภายหลังได้มากน้อยเพียงใด เช่น ถ้าเพิ่ม Main Memory จะทำได้มากน้อยเพียงใด และสามารถติดอุปกรณ์อื่น ๆ เพิ่ม โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบเครื่องทั้งระบบได้หรือไม่
  • การให้ความช่วยเหลือของบริษัทผู้ขายเครื่องมีอะไรบ้าง เช่น เอกสารประกอบเครื่องมีอะไรให้บ้าง สมบูรณ์เพียงใด การฝึกอบรมการใช้เครื่องมีหรือไม่ มีบริการบำรุงรักษาเครื่อง  (Maintenance)หรือบริการซ่อมเครื่องหรือไม่ การเพิ่มหรือขยายเครื่องจะทำกันอย่างไร มีค่าใช้จ่ายเพิ่มอีกเท่าใด ตลอดจนความน่าเชื่อถือของบริษัทผู้ขาย เป็นบริษัทที่มีสถานะมั่นคงเพียงใด
  • ควรพิจารณาถึงความล้าสมัยของเครื่อง โดยดูถึงอุปกรณ์และอะไหล่ที่จะนำมาใช้ในการซ่อมแซมหรือเปลี่ยนแปลงในภายหลัง คือ ไม่ควรซื้อเครื่องที่ล้าสมัยซึ่งทางโรงงานเลิกผลิตอะไหล่แล้ว หรือไม่มีอุปกรณ์ที่จะนำมาเปลี่ยนหรือใช้สำหรับการซ่อมบำรุงแล้ว และไม่ควรซื้อเครื่องที่หาซื้ออะไหล่หรืออุปกรณ์ในท้องตลาดยาก เพราะจะทำความลำบากยุ่งยากในการซ่อมบำรุงเครื่องในภายหลัง
  • พิจารณาในเรื่องราคาจากหลายบริษัทที่เสนอชายเครื่อง โดยจะต้องมีการกำหนดมาตรการพิจารณาตัดสินใจในเรื่องราคาและคุณสมบัติของเครื่องว่าจะใช้เกณฑ์การพิจารณาตัดสินใจกันอย่างไร
  • กำหนดมาตรการและวิธีการในการตรวจรับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บริษัทผู้ขายได้นำมาติดตั้งให้อาจจะต้องมีการตั้งคณะกรรมการตรวจรับด้วย

7.4.3 ถ้ามีการตัดสินใจที่จะซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว จะต้องมีการจัดเตรียมในเรื่องต่าง ๆ เพิ่มอีกหลายอย่าง เช่น

  • สถานที่ที่จะติดตั้งเครื่อง ว่าจะติดตั้งที่ใด ควรจะจัดทำห้องสำหรับการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหรือไม่อย่างไร โดยต้องพิจารณาถึงความปลอดภัยของเครื่อง และสภาพการทำงานเป็นหลัก
  • จัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับการติดตั้ง เช่น ระบบพลังงานไฟฟ้า ต้องติดตั้งระบบไฟฟ้าใหม่หรือไม่ การติดตั้งปลั๊กและสายไฟฟ้าสำหรับการติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์
  • ระบบเครื่องปรับอากาศและการควบคุมความชื้นซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ และจะต้องติดตั้งขนาดใดจึงจะเหมาะสม
  • การจัดเตรียมบุคลากรต่าง ๆ สำหรับใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ จะต้องมีการฝึกอบรมให้พร้อมก่อนที่จะติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์
  • การเตรียมงานสำหรับการทำงานกับเครื่อง ควรจัดเตรียมให้พร้อมที่จะทำงานได้ทันที่เมื่อเครื่องได้ทำการติดตั้งเสร็จแล้ว
  • พิจารณากำหนดให้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะติดตั้ง ให้อยู่ในความควบคุมดูแลรับผิดชอบของหน่วยงานใด หรือจะจัดตั้งเป็นศูนย์อิสระเป็นอีกหน่อยงานหนึ่งแยกออกมาต่างหาก

8 การจัดทำเอกสารโดยทาง (System Proposal) หลังจากการศึกษาความเหมาะสมแล้ว ทีมงานจะต้องจัดทำเอกสารโครงการ (System Proposal) ซึ่งเป็นเอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลต่าง ๆ ตารางและแผนภูมิแสดงถึงความสำคัญระหว่างระบบงานปัจจุบันและระบบงานที่จะทำการติดตั้งใหม่ เพื่อเปรียบเทียบผลเสีย หรือแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการติดตั้งระบบใหม่ นำเสนอผู้บริหารเพื่อการตัดสินใจว่าควรจะใช้ระบบใหม่ตามที่เสนอนี้หรือไม่เพียงใด

แบบทดสอบและกิจกรรมการฝึกทักษะ
บทที่ 8 การเริ่มต้นโครงการและการศึกษาเบื้องต้น
ตอนที่ 1 อธิบาย (หมายถึง การให้รายละเอียดเพิ่มเติม ขยายความ ถ้ามีตัวอย่าง ให้ยกตัวอย่างประกอบ)

1.อธิบายขั้นตอนการสำรวจเบื้องต้น
ตอบ   1) การศึกษาโครงสร้างและหน้าที่ขององค์กรธุรกิจ จะต้องรู้จักองค์ประกอบขององค์กรธุรกิจนั้นๆให้ดีเสียก่อน ว่าประกอบด้วยระบบย่อยๆอะไรบ้าง
2) การศึกษาระบบ ต้องทำการศึกษาระบบงานที่สำคัญขององค์กรนั้นๆว่ามีระบบการทำงานที่ต้องทำอะไรบ้าง
3)  การพิจารณาความสามารถของระบบงาน โดยดูจากผลการปฏิบัติงานของระบบงาน

2. อธิบายความหมายและรายละเอียดของ 6M
ตอบ 1) Man Power คือกำลังคน เป็นการศึกษาการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ว่ามีกำลังคนเพียงพอหรือไม่
2) Machine Power คือ กำลังเครื่องจักร ปัญหาทางด้านเครื่องจักรนั้นมีมากมาย จึงจะต้องทำการวิเคราะห์ด้วยความรอบคอบ
3) Material ปัญหาเกี่ยวกับวัตถุดิบสำหรับการผลิตสินค้า อาจเกี่ยวกับแหล่งที่มาของวัตถุดิบ
4) Money คือ ปัญหาทางการเงินหรือสถานะทางการเงิน
5) Management คือ ปัญหาเกี่ยวกับระบบการบริหารงาน
6) Morale คือ ปัญหาเกี่ยวกับเรื่องขวัญและกำลังใจของคนงานหรือพนักงาน

3.อธิบายความหมายของงการกำหนดปัญหา
ตอบ เป็นการกำหนดขอบข่ายในการแก้ไขปัญหาว่า จะทำการแก้ไขปัญหาอะไรก่อนหลังไปตามลำดับและจะใช้วิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไร

4. ขั้นตอนการจัดทำเอกสารเสนอผลงานเบื้องต้นมีความสำคัญอย่างไร
ตอบ เพื่อเป็นการชี้แจงถึงปัญหาและสาเหตุ ตลอดจนแนวทางสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ควรจะดำเนินการต่อไป ให้ผู้บริหารระบบทราบ เพื่อพิจารณาว่าควรจะดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบต่อไปหรือไม่

5. คณะกรรมการดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานมีหน้าที่อย่างไร
ตอบ 1) ให้คำแนะนำสำหรับการศึกษาความเหมาะสมในขั้นตอนการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
2) กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และนโยบายที่แน่นอน ชัดเจนของระบบงาน
3) การยืนยันและอนุมัติในความจำเป็น
4) ทำการตัดสินใจในปัญหาบางอย่างหรือทางเลือกบางอย่างที่ต้องการตัดสินใจในระหว่างการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน
5) ควบคุมและตรวจสอบความก้าวหน้าของการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน

 

คำศัพท์ บทที่ 8                                              

Preliminary Investigation

การสำรวจเบื้องต้น

Organization and Function- Of Business System

การศึกษาโครงสร้างและหน้าที่ขององค์กร            
ธุรกิจ

Organization Chart

รูปแผนภูมิการจัดองค์การ

Function Chart           

แผนภูมิแสดงหน้าที่

Job Specification

การกำหนดหน้าที่ของตำแหน่งงาน

System Investigation  

การศึกษาระบบงาน

Determination of System Adequacy

การพิจารณาความสามารถของระบบ

Man Power

กำลังคน

Machine Power          

กำลังเครื่องจักร

Material          

ปัญหาเกี่ยวกับวัตถุดิบสำหรับการผลิตสินค้า

Money

ปัญหาทางด้านการเงิน

Management

ปัญหาเกี่ยวกับระบบการบริหารงาน

Morale                        

ปัญหาเกี่ยวกับเรื่องขวัญและกำลังใจ

Problem Definition

การกำหนดปัญหา

Presentation    

การจัดทำเอกสารเสนอผลงานเบื้องต้น

Steering Committee

คณะกรรมการพิจารณาการดำเนินการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

Top Management

ผู้บริหารระดับสูง

Project Manager                     

หัวหน้าฝ่ายโครงการที่เกี่ยวข้อง

Information Requirement

ความต้องการทางด้านระบบข่าวสาร

System Proposal         

การจัดทำเอกสารโครงการ